• foto1
  • foto2
  • foto3

Положение об отделе делопроизводства, организации приёма граждан и работе с обращениями Нижегородского областного суда

УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя Нижегородского областного суда

от «14» марта 2012 года №35

 

 

 

П О Л О Ж Е Н И Е

об отделе делопроизводства, организации приёма граждан и работе с обращениями Нижегородского областного суда

Раздел 1

Общие положения

 

1.1. Отдел делопроизводства, организации приёма граждан и работе с обращениями Нижегородского областного суда (далее - отдел) является самостоятельным структурным подразделением областного суда.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 27.05.2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ г. «О государственной гражданской службе Российской Федерации», от 08.01.1998 г. №7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», указом Президента Российской Федерации от 31.12.2005 г. № 1574 «О Реестре должностей Федеральной государственной гражданской службы», указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами и судебной практикой.

1.3. Штатная численность отдела утверждается председателем областного суда.

1.4. Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела.

 

Раздел 2

Задачи

 

2.1. Обеспечение реализации прав граждан на обращение в суд за защитой нарушенных либо оспариваемых прав, свобод или законных интересов.

2.2. Упорядочение процедуры реализации права на судебную защиту.

2.3. Оптимизация документооборота.

2.4.Исключение общения судей со сторонами по делу.

2.5. Оказание информационно-консультативной помощи в разъяснении процессуального законодательства и организации судебного делопроизводства.

2.6. Ознакомление с материалами дела.

2.7. Ведение секретного делопроизводства в суде.

2.8. Организация работы постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов и отбора их на хранение и уничтожение.

2.9. В соответствии с требованиями Инструкции по ведению делопроизводства в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 года №161 (далее – Инструкция по судебному делопроизводству) - осуществление приема, регистрации и распределение по другим структурным подразделениям входящей корреспонденции, подготовка исходящей корреспонденции, ее регистрация и отправление по адресатам, а также регистрация и ведение учета жалоб и заявлений, поступивших в областной суд и не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством.

 

Раздел 3

Функции

 

3. 1. Организация приема граждан

3.1.1 Прием граждан (физических лиц), представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - прием граждан) производится аттестованными государственными гражданскими служащими отдела в течение дня, за исключением времени обеденного перерыва, в специально отведенном помещении, оснащенном необходимым имуществом, нормативными, справочными и иными материалами, средствами связи. Помещение отдела комплектуется подключенными к локальной сети компьютерами с установленным на них необходимым программным обеспечением, а также справочно-информационным киоском «Электронный справочник суда».

3.1.2. Для оперативного информационного обеспечения граждан используются:

· поисковые средства электронных баз данных регистрации и движения заявлений, жалоб, уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, рассматриваемых по первой, кассационной инстанции и в порядке надзора;

· архива суда;

· правовые справочники «Консультант Плюс», «Гарант».

3.1.3. Прием граждан ведется без предварительной записи в порядке очередности. При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность (а в случае обращения от имени юридического лица – и документ, подтверждающий соответствующие полномочия).

Граждане, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или иного опьянения, на прием не допускаются.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван судебный пристав по обеспечению установленного порядка деятельности суда

3.1.4. В интересах обеспечения защиты прав граждан ведение приема может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем граждане уведомляются до начала приема.

3.1.5. Во время приема граждан, могут быть даны устные разъяснения о подведомственности рассмотрения интересующих их вопросов, порядке обращения, компетенции суда, порядке получения информации об итогах рассмотрения письменных обращений.

Устные ответы и разъяснения на устные обращения граждан даются, как правило, в день обращения. Если дать устный ответ (разъяснение) в день обращения не представляется возможным или гражданин настаивает на представлении письменного ответа, ему дается устное разъяснение о сроке и порядке получения ответа.

В случаях, когда разрешение вопроса, с которым лицо обращается в суд, не входит в компетенцию данного суда, работники отдела разъясняют, в какой суд следует обратиться с подобным вопросом, либо сообщают, что данный вопрос не относится к компетенции судебной системы

3.1.6. Для получения письменного ответа по итогам приема гражданину предлагается письменного изложить смысл своего вопроса (предложения, жалобы).

Работники отдела обязаны оказывать содействие гражданам в правильном указании в письменном обращении должности, фамилии, имени, отчества адресата, названия суда.

3.1.7. Все материалы, полученные от граждан в ходе приема, регистрируются в соответствии с правилами судебного делопроизводства, установленными Инструкцией по судебному делопроизводству.

В случае возникновения по причинам, связанным с организацией работы в суде, проблемных ситуаций, препятствующих предоставлению запрашиваемой информации, выдаче запрашиваемых документов, принятии подаваемых им документов, работники отдела обязаны принять максимально возможные меры для разрешения ситуации по существу, в том числе обратиться к работникам других структурных подразделений суда и (или) руководству суда.

3.1.8. Разрешение любых спорных ситуаций, возникающих в процессе взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями суда, руководством суда производится через начальника соответствующего отдела. В целях усовершенствования работы работники отдела обязаны информировать начальника отдела обо всех возникающих в процессе работы проблемных ситуациях.

3.2. Прием документов

3.2.1. Работники отдела принимают от лиц, обратившихся в суд, документы, непосредственно приносимые ими в суд или поступившие по почте.

3.2.2. Работники отдела обязаны проверить оформление обращений на соответствие общим требованиям к оформлению, изложенным в пункте 3.2.3, а также нормам процессуального законодательства, а также на соответствия требованиям, предъявляемым Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и, в случае неверного оформления, информировать об этом подателя. Если недостаток в оформлении может быть исправлен немедленно, работники отдела должны указать заявителю на эту возможность. Исправления в запросах органов государственной власти не допускаются.

Обращения, оформленные ненадлежащим образом или не подлежащие подаче в данный суд, могут быть приняты в том случае, если после получения разъяснений от работника отдела заявитель настаивает на подаче указанных обращений.

3.2.3. Любое принимаемое обращение должно содержать следующую информацию:

· указание адресата (наименование данного суда);

· фамилию, имя, отчество заявителя или наименование организации, являющейся заявителем;

· полный почтовый адрес (с указанием индекса, места жительства и (или) места нахождения заявителя;

· личную подпись заявителя или должностного лица организации, являющейся заявителя;

· дату обращения.

В тексте тех категорий обращений, которые в соответствии с нормами процессуального законодательства могут быть поданы только участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле; участниками производства по делам об административных правонарушениях), помимо перечисленной выше информации, должно быть указано процессуальное положение заявителя.

3.2.4. Если заявитель в ходе приема просит ответ на подаваемое обращение или запрашиваемую копию (подлинник) документа не направлять почтой, а выдать на руки, либо отправить по другому адресу (другому лицу), это обязательно должно быть указано им в принимаемом обращении.

3.2.5. Если в принимаемом обращении имеется список прилагаемых к нему документов, работники отдела обязаны проверить соответствие приложений, указанных в списке, и только при условии наличия всех перечисленных приложений принять документ. В случае отсутствия каких-либо приложений работники отдела должны предложить заявителю вычеркнуть отсутствующие приложения из списка и заверить данное исправление подписью заявителя, в противном случае составляется акт об отсутствии документа, один экземпляр которого вручается заявителю, а второй приобщается к полученным документам.

3.2.6. Если обращение подписано представителем или защитником заявителя, работники отдела обязаны:

· проверить наличие у представителя доверенности от заявителя на совершение соответствующего действия, а у защитника - ордера (для адвоката), документ, удостоверяющей личность, постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом или доверенности от лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении;

· в случае необходимости разъяснить обязательность приобщения к обращению ордера (для адвоката), заверенной копии постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом;

· если доверенности (ее нотариально заверенной копии), по данным информационной системы суда или по сообщению работников соответствующего структурного подразделения суда, нет в материалах дела или надзорном производстве, снять копию с подлинника или нотариально заверенной копии доверенности, заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить ее к поданному обращению.

3.2.7. К документам, представляемым в дополнение к ранее поданным обращениям, должно быть приложено заявление с указанием на то, в дополнение к какому именно обращению они представляются. В случае отсутствия такого заявления работник отдела обязан указать заявителю на необходимость его составления.

3.2.8. На принятом работником отдела обращении проставляется штамп отдела с указанием даты поступления обращения, который ставится на лицевой стороне первого листа обращения в правом нижнем углу, там же ставится входящий номер. Штамп отдела, заверенный подписью работника, принявшего обращение, по просьбе лица, представившего обращение в отдел, ставится также на представленной им дополнительной копии данного обращения.

3.2.9. На каждом принятом обращении, поданном по конкретному делу (производству), работником отдела, кроме регистрационного номера, ставится номер соответствующего дела/производства, если информация о нем имеется в информационной системе суда.

3.2.10. Если к обращению приложена квитанция об оплате государственной пошлины или заверенная копия платежного поручения об оплате государственной пошлины, об этом делается отметка (с обязательным указанием суммы уплаченной государственной пошлины) при регистрации данного обращения в подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие».

3.2.11. Одной из форм приема обращений граждан является прием электронных сообщений (Интернет-обращений).

При поступлении Интернет-обращения автору на указанный электронный адрес направляется уведомление о приеме обращения или о мотивированном отказе в рассмотрении, после чего обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным.

Отказ в рассмотрении обращения возможен вследствие указания автором недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа, поступлением дубликата уже принятого обращения, некорректностью содержания, невозможностью рассмотрения обращения без необходимых документов и личной подписи (в отношении обращений, для которых установлен специальный порядок рассмотрения) и по другим основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 02 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Ответ на Интернет-обращение направляется работником отдела в письменной форме и размещается на сайте.

3.2.12. Все принятые документы, в том числе поданные в дополнение к ранее поданным обращениям, работник отдела обязан зарегистрировать в подсистеме ГАС «Правосудие» и передать по реестрам передачи документов работникам соответствующих структурных подразделений суда под роспись в день приема, а в исключительных случаях - не позднее следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено Инструкцией по судебному делопроизводству в суде. В реестры передачи документов заносится вся информация, предусмотренная Инструкцией по судебному делопроизводству.

3.2.13. Если лицо обращается с просьбой о приеме каких-либо документов по конкретному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение соответствующего дела, работник отдела обязан разъяснить обратившемуся желательность разрешения соответствующего вопроса непосредственно в судебном заседании

3.3. Рассмотрение жалоб граждан

3.3.1. Работники отдела принимают от лиц, обратившихся в суд, жалобы непосредственно приносимые ими в суд, а также поступающие по почте.

3.3.2. Работники отдела обязаны проверить оформление жалоб, на соответствие общим требованиям к оформлению, изложенным в пункте 3.2, а также нормам процессуального законодательства, а также на соответствия требованиям, предъявляемым Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и, в случае неверного оформления, информировать об этом подателя. Если недостаток в оформлении может быть исправлен немедленно, работники отдела должны указать заявителю на эту возможность.

3.3.3 Работники отдела незамедлительно подготавливают проекты ответов на жалобы, поступающие во время приема от граждан. Подготовленные проекты ответов на жалобы передают на подпись заместителям председателя суда.

3.4. Выдача документов

3.4.1. Работники отдела выдают копии судебных документов на запросы, поступающие во время приема граждан.

Работник отдела при выдаче документов обязан проверить правильность оформления документа, выдаваемого судом, и только в случае надлежащего его оформления выдать данный документ.

Документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть выданы. Работник отдела обязан устранить недостатки в оформлении документа и возвратить документ для дооформления в соответствующее структурное подразделение суда.

3.4.2. Работник отдела не несет ответственности за содержание выдаваемого документа, если данный документ подготовлен в другом структурном подразделении суда.

В случае когда работник отдела сам готовит документы, подлежащие выдаче лицам, обращающимся в суд, он несет ответственность за их содержание. При этом его ответственность распространяется на соответствие документов данным информационной системы суда.

3.4.3. Если документ может быть выдан только определенным категориям лиц, установленным законом, работник отдела обязан установить личность заявителя и определить его принадлежность к категории лиц, имеющих право на получение данного документа.

3.4.4. Если документ выдается представителю заявителя, работник отдела, помимо действий, указанных в пункте 3.3.3 Положения, должен:

· проверить наличие у представителя документ, удостоверяющий личность, а также наличие доверенности от заявителя на совершение соответствующего действия, при отсутствии таковой - разъяснить необходимость ее представления в отдел;

· если указанной доверенности (ее нотариально удостоверенной копии), по данным информационной системы суда или по сообщению работников соответствующего структурного подразделения суда, нет в деле/производстве - снять копию с подлинника (его нотариально удостоверенной копии), заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить к расписке в получении запрашиваемого документа;

· взять расписку в порядке, предусмотренном п.3.4.6. настоящего Положения.

Без совершения указанных действий запрашиваемый заявителем документ не может быть выдан его представителю.

3.4.5. В случаях, когда законом предусмотрена уплата государственной пошлины за выдачу запрашиваемых копий (дубликатов) документов, работник отдела может выдать запрашиваемый документ только после представления в суд квитанции или заверенной копии платежного поручения об оплате государственной пошлины в установленном размере.

Указанная квитанция (копии платежного поручения) приобщается к обращению о выдаче соответствующего документа или в случае отсутствия данного обращения в отдел, к расписке в получении данного документа.

3.4.6. При выдаче через отдел делопроизводства любого документа с лица, получающего документ, берется расписка в его получении.

Расписка оформляется либо на обращении о выдаче запрашиваемого документа, либо на отдельном листе согласно приложению к настоящему Положению.

3.4.7. Копии запрашиваемых судебных постановлений работник отдела обязан подготовить в день обращения в возможно более короткий срок и оформить их в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству. Исключение составляют случаи, когда для подготовки запрашиваемого документа требуется дело, отсутствующее в суде в момент обращения.

3.4.8. Выдача документов судом, за исключением документов, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, осуществляется через отдел делопроизводства областного суда. При этом расписки о получении гражданами документов, ознакомлении с материалами дела передаются в соответствующий отдел суда для приобщения к материалам дела, нарядам суда.

3.4.9. В случае если запрашиваемая гражданином информация имеется в справочно-информационном киоске - «Электронный справочник», работник Приемной вправе сообщить об этом обратившемуся, разъяснив порядок пользования данным киоском.

3.5. Регистрация граждан, явившихся на судебные заседания

3.5.1. Регистрация осуществляется по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, для адвокатов - удостоверения адвокатов.

3.5.2. Работники отдела осуществляют регистрацию в электронных базах данных граждан, явившихся на судебные заседания и являющихся участниками судебного процесса.

3.5.3. В случае возникновения ситуации, когда в информационной системе суда отсутствуют данные о том или ином деле, назначенном к рассмотрению на данное число, работник приемной суда обязан связаться с соответствующим структурным подразделением суда с целью уточнения информации о наличии соответствующего дела в суде и дате, времени его рассмотрения.

3.5.4. В случае если представитель организации - лица, участвующего в деле, - присутствующий в судебном заседании, обращается с просьбой об отметке в командировочном удостоверении, работник отдела обязан проверить наличие регистрации обратившегося лица в базе данных регистрации лиц, явившихся на судебные заседания суда, заполнить командировочное удостоверение.

3.6. Взаимодействие с другими структурными подразделениями суда

3.6.1. В случаях, когда работник отдела обращается к работникам других структурных подразделений суда, последние обязаны принять незамедлительные меры для разрешения соответствующей проблемной ситуации (например, проверить наличие дела в суде, установить запрашиваемую информацию по материалам соответствующего дела/производства и др.).

3.6.2. За содержание и правильность оформления выдаваемого через отдел делопроизводства документа несет ответственность то структурное подразделение суда, в котором данный документ подготовлен. При этом соответствие оформления выдаваемого документа требованиям Инструкции по судебному делопроизводству должно быть проверено работником отдела даже в том случае, когда документ подготовлен в другом структурном подразделении.

3.6.3. В случае если какой-либо документ, принятый в отделе делопроизводства, был передан в структурное подразделение суда и зарегистрирован в картотеке этого подразделения подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие» ошибочно, работники получившего документ подразделения передают его в другое структурное подразделение суда самостоятельно и отмечают факт передачи в подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие».

3.7. Ознакомление с материалами дела

3.7.1. В случае обращения гражданина с заявлением об ознакомлении с материалами дела, работник отдела сообщает об этом в соответствующий отдел, ответственный работник которого согласовывает время ознакомления с гражданином. Структурное подразделение суда предоставляет в назначенное время в отдел делопроизводства материалы дела, где происходит ознакомление в присутствии работника отдела делопроизводства, либо работника соответствующего отдела.

3.7.2. В случае необходимости в дни рассмотрения дел отдел делопроизводства во взаимодействии с соответствующими отделами осуществляет регистрацию сторон, их представителей, явившихся для участия в судебных заседаниях суда первой инстанции, кассационных коллегий, президиума Нижегородского областного суда. При этом информация о явке сообщается в соответствующие отделы, а также судьям (председательствующему в судебном заседании, судье-докладчику).

3.8. Организация работы архива

Работа архива Нижегородского областного суда организуется в соответствии с Положением об архиве, утвержденным председателем Нижегородского областного суда.

Раздел 4

Права и обязанности работников отдела

4.1. Обязанности работников отдела:

а) предоставлять информацию о движении заявлений, обращений и дел, находящихся в производстве областного суда. Не подлежит предоставлению информация, составляющая государственную или иную охраняемую законом тайну;

б) предоставлять справочную информацию, а именно:

· об официальном наименовании суда и его реквизитов (почтовый адрес, адрес электронной почты);

· об организационной структуре суда (руководстве, судебных коллегиях, подразделениях суда, контактных телефонах отделов);

· сведения о персональном составе аппарата суда (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность);

· о нормативных актах, регламентирующих деятельность суда;

· сведения по судебному делопроизводству: о дате рассмотрения дела, участниках судебного заседания, информацию об изменении даты и времени рассмотрения дела в случаях его отложения, объявления перерыва или приостановлении, об обжаловании судебных актов в кассационном и надзорном порядке;

· образцы документов, используемых при обращении в суд, сведения о размерах и порядке оплаты государственной пошлины;

· о правилах поведения в здании суда и в залах судебного заседания;

· о порядке приема граждан работниками суда.

в) в случае, если разрешение вопроса, с которым обращаются в суд, не входит в компетенцию отдела делопроизводства (или суда в целом), работник разъясняет порядок разрешения подобных вопросов;

г) выдавать гражданам ответы на заявления и иные обращения, справки, копий судебных постановлений, иные документы в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству;

д) разъяснять правила пользования сенсорным справочно-информационным киоском «Электронный справочник».

4.2. Работники отдела не имеют права предоставлять кому бы то ни было следующую информацию:

· о номерах телефонов руководителей и судей данного суда и других судов;

· фамилии судей, участвующих в рассмотрении дела (обращения), до начала рассмотрения дела (обращения);

· информацию, составляющую служебную, коммерческую тайну и иную охраняемую законом тайну, а также другие, не подлежащие распространению сведения, ставшие известными им в связи с исполнением должностных обязанностей.

Работники отдела не имеют право оказывать юридическую помощь лицам, обратившимся в суд, за исключением предоставления информации по вопросам оформления обращений, подаваемых в суд, порядка их подачи, порядка получения ответа или запрашиваемых документов.

Раздел 5

Ответственность

 

5.1. Государственные служащие отдела несут персональную ответственность за качественное и своевременное выполнение задач, возложенных на отдел.

5.2. Государственные служащие отдела несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей, за действия или бездействия, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за несоблюдение ограничений и запретов, связанных с гражданской службой, а также за:

несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений и указаний вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, за исключением незаконных указаний;

предоставление руководству недостаточной и необъективной информации;

несоблюдение порядка работы со служебной информацией, за разглашение ставших им известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведений, составляющих служебную тайну, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство сотрудников областного суда.

5.3. Согласно статье 15 Закона «О государственной гражданской службе» государственные служащие отдела несут дисциплинарную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральным законодательством в случае исполнения ими неправомерного поручения.

Начальник отдела делопроизводства,

организации приёма граждан и работе с обращениями

Нижегородского областного суда О.Н. Колягина

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела государственной службы

и кадров Нижегородского областного суда Ж.С. Сенькина

Приложение

Р А С П И С К А

Я_____________________________________________________________________, (фамилия, имя, отчество)

Получил в Нижегородском областном суде от ____________________________________

_____________________________________________________________________________

(Ф.И.О., должность работника Приемной, выдавшего документы)

следующие документы:

1.____________________________________в количестве___________ на _________листах

(наименование)

2.____________________________________в количестве___________ на _________листах

(наименование)

__________________________ ___________________________

 

(дата получения) (подпись)

Поиск по сайту